Es ist immer wieder erstaunlich, was Corporate-Design-Verantwortlichen so alles an „kreativen“ E-Mail-Signaturen von ambitionierten Kollegen in die Mailbox flattert. Leider hat das meist nur wenig mit den Vorgaben aus dem Corporate-Design-Handbuch zu tun.
Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass mit wachsender Unternehmensgröße eine großflächige Umsetzung einheitlicher E-Mail-Signaturen nur schwer möglich ist. Das fängt bei Outlook-Nutzern an, die nicht wissen, wie sie eine einmal eingerichtete Signatur ändern können (falls beispielsweise neue Vorgaben so etwas notwendig machen). Und das hört bei Kollegen auf, die der festen Überzeugung sind, dass (HTML-Mails sein dank) eine hellgraue 6 pt große Times New Roman kursiv auf weißem Grund ideal für die Darstellung der Adressdaten ist.
Bisher habe ich mich mit bebilderten Schritt-für-Schritt-Anleitungen und importierbaren Vorlagen-Dateien beholfen. Doch mehr als ein Appell an die Mitarbeit aller Kollegen ist nicht drin, geschweige denn eine verlässliche Überprüfung. Abgesehen davon dürfte eine solche recht zeitraubend ausfallen, sobald eine Firma mehr als zwei Dutzend Angestellte hat.
Darum hat heute eine Pressemeldung der IT-Unternehmensberatung Meinrad Müller meine Aufmerksamkeit erregt. Deren Software CI-Sign verspricht die unternehmensweite dynamische Generierung von E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter auf Basis eines einfachen Templates zentral vom Exchange-Server aus. Die Signaturen sind dann auch nicht mehr vom Mitarbeiter selbst änderbar, so dass die korrekte Verwendung weitestgehend sichergestellt sein sollte. Laut Herstellerangaben kann man auf Wunsch zusätzlich noch Grafiken und aktuelle Infos (z. B. Messetermine, Links u. ä.) schnell und einfach mit in die Signaturen aufnehmen. Die Adressdaten kommen wahlweise aus einer mitgelieferten Datenbank oder aus dem Active Directory. Sind die Kontaktinformationen in letzterem sauber gepflegt, dürfte die Inbetriebnahme auch bei größeren Mitarbeiterzahlen relativ zügig vonstatten gehen.
Getestet habe ich selbst die Software bisher noch nicht. Falls jemand bereits Erfahrungen mit CI-Sign gemacht hat, wäre ein kurzer Kommentar-Eintrag sehr nett.
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